Как «Мемориал» собрал онлайн-архив политических репрессий

«Создать софт для базы»

Сформулировать то, как должна быть организована структура эффективной базы данных, — это самое важное в создании архива. На то, чтобы продумать, какие именно функции нужны и как они должны быть устроены, ушло около года работы практически всех архивистов и сотрудников «Мемориала».

Сразу стало понятно, что никакой сторонний софт не сможет обеспечить нужный функционал и базу нужно создавать с нуля.

— Сторонний софт был бы дешевле, но нам это совершенно не подходило. База в итоге была сделана на postgreSQL, и к ней подключались различные блоки, был добавлен функционал, чтобы хранить отсканированные документы, плюс туда загружен старый именной указатель по базе — тот, который был создан усилиями архивистов за 30 лет существования «Мемориала», — говорит Никита.

Команда «Мемориала» очень долго искала программиста или компанию, которые могли бы написать код. В итоге нашелся один специалист, сделавший всю работу в одиночку. Сейчас он просит не называть его имени.

— Мы очень боялись, что не сможем перенести старую базу данных в новую, — говорит Никита. — Там была куча проблем, она была в очень плохом состоянии, написана на языке Delphi. К тому же пароль администратора потерялся. На момент создания в 90-е годы это была хорошая база, но в середине 2010-х это была практически потерянная история. Но каким-то образом удалось вытащить все данные оттуда и таким образом ее реанимировать.

В переносе базы помимо программиста участвовал Никита в роли менеджера проекта, несколько архивистов, которые постоянно помогали и предлагали варианты улучшения работы системы внутри базы данных, а также сотрудники, которые занимались только оцифровкой.

— На пике над созданием архива работало около 30 человек, включая волонтеров, практикантов и стажеров, хотя у работы с архивом довольно высокий порог вхождения и не сразу начнешь понимать, что к чему. Работа с архивом всегда немножко исследовательская, это очень интересно, — рассказывает Никита.

Также при работе над этим проектом «Мемориал» много советовался с коллегами из немецких архивов, музеев и библиотек, а Никита специально получил стипендию фонда Марион Дюнхоф для путешествий по Германии и знакомства с цифровыми архивами там.

При создании базы команда «Мемориала» предусмотрела риск того, что ее нужно будет экспортировать и загружать в какую-либо другую систему, поэтому сразу же включили в нее экспорт в EAD (Encoded archival description). После выгрузки в этот формат данные можно послать в любой электронный архив в любой точке мира, и машина автоматически будет понимать, каким образом в какое поле подставлять информацию.

Дополнительно позаботились о безопасности базы. Например, серверы открываются только с помощью VPN, а доступ к редактированию базы есть только у 40 сотрудников, хотя просмотреть могут все.

Общую стоимость работы по созданию базы данных оценить сложно, на первоначальную разработку ушло, по примерным подсчетам, около 600 тысяч рублей (на 2017–2018 годы). С финансированием помогали несколько немецких фондов и Фонд Зимина. На момент создания базы 90 000 персоналий. На июнь 2022 около 115 000 персоналий.